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    Procédure de remboursement des frais de mission dans le cadre des essais cliniques institutionnels par l'Hôpital Saint Antoine

     

    1. Cette procédure ne dispense pas le personnel médical et non médical de solliciter l’accord du Directeur de l’hôpital Saint-Antoine avant le départ et de remplir un ordre de mission.


    2. Domaine d’application :
    Cette procédure s’applique à tous les essais cliniques institutionnels, dans les limites du budget accordé et uniquement si l’hôpital Saint-Antoine est centre coordonnateur (hôpital où exerce l’investigateur qui a obtenu le financement), les essais cliniques institutionnels étant définis par les essais qui :

    • Répondent à des appels d’offre (Exemple : P.H.R.C.)
    • Disposent d’un budget géré par l’hôpital sous couvert de la Délégation Régionale à la Recherche Clinique (D.R.R.C.).


    3. Personnes concernées :

    • Personnel Médical (PM) et Personnel Non Médical (PNM) AP-HP ou hors AP-HP qui participent à l’essai clinique institutionnel.
    • Adjoint des Cadres Hospitaliers (ACH) Secteur Recherche Clinique Institutionnelle - Direction des Finances, de l’Hospitalisation et de la Qualité (DFHQ).


    4. Description de la procédure pour être remboursé :

              A. Le personnel médical ou non médical demandant le remboursement des frais de mission doit adresser dans les meilleurs délais à l’Adjoint des cadres hospitaliers responsable de la recherche clinique les documents originaux ci-après :

    • Billet S.N.C.F. 2ème classe aller-retour ou reçu passager avec les cartes d’accès à bord
    • R.I.B. ou R.I.P. sur lequel figure l’adresse personnelle
    • Titres de transport R.A.T.P. avec mention du prix
    • Avis de réunion
    • Liste des participants.

    Cas particuliers :

    - Prise en charge des frais de taxi dans deux cas seulement :

    • L’absence permanente ou occasionnelle de moyens de transport en commun.
    • Nécessité pour l’agent de transporter du matériel fragile, lourd ou encombrant - Fournir le justificatif du règlement avec un courrier détaillé.

    - Prise en charge, si utilisation d’un véhicule personnel :

    • Joindre justificatifs des frais d’essence, de péage
    • Mentionner dans un courrier d’accompagnement le trajet effectué (point de départ et d’arrivée)
    • Le remboursement se fait sur la base S.N.C.F. 2ème classe.

              B. Dès réception des justificatifs, l’A.C.H. responsable de la recherche clinique, constitue un dossier de remboursement comprenant les éléments ci-dessus avec une décision de paiement dûment remplie et signée par le Directeur de l’hôpital Saint-Antoine.
    Ce dossier est transmis à l’économat pour liquidation.

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